第一条 为规范本会印章、文件管理， 依据法律法规政策和《云南省医师协会章程》制定本制度。

第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，办公室是印章、文件管理的责任部门，其他内设机构依照本管理制度履行职责。

第三条 办公室行文使用两个文号，即“云南省医师协会红头文件”和“云南省医师协会信笺红头”。“云医协发【××年】××号”适用于以社会团体名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖云南省医师协会印章。“云医协办发【××年】××号的云南省医师协会信笺红头文件”是以协会办公室的名义发出的文件，主要是内设机构具体业务工作文件和办公室的内部事务管理文件及给上级单位的请示等，该文号需加盖云南省医师协会印章。

第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。办公室对文件内容负责修改审核、编号后报秘书长审批签字，经秘书长审批同意下发的文件由办公室安排工作人员统一承印后下发。

第五条 以“云南省医师协会红头文件” 和“云南省医师协会信笺红头”。发出的各类文件须经本会秘书长签发。

第六条 行文执行登记制度，由办公室专人负责。

第七条 各类文件行文需使用《云南省医师协会发文审批单》。

第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由办公室负责接收、登记、呈批和归档。

第九条 办公室根据来文来函的保密等级填写《云南省医师协会收文办理单》，报秘书长或会长阅批。

第十条 每年办公室行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十一条 本会的印章和财务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十二条 协会办公室及规培办公室负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。

第十三条 “云南省医师协会”、“云南省医师定期考核管理办公室”、“云南省住院医师规范化培训办公室”“、“云南省毕业后医学教育委员会办公室”印章使用的审批权限由理事会研究确定。

第十四条 本会财务专用章由会计负责保管，如会计是兼职则由秘书长指定办公室负责人负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。

第十六条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经社会团体负责人批准后开具，并留底备查。

第十七条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。